Rédiger sa note de frais : un véritable casse-tête !

Etablir sa note de frais est une tâche qu’on est amené à faire plus d’une fois en entreprise afin de se faire rembourser des frais professionnels. Cela demande une procédure spécifique et peut vite devenir un casse-tête si vous ne savez pas vous y prendre comme il se doit. N’en avez-vous pas marre de perdre plus de temps qu’il n’en faut à fixer vaguement les cellules vides d’Excel ou la page blanche de Word ? Pourtant, produire une note de frais n’est pas si compliqué. Nous vous montrons ici comment faire et comment remplir vos notes de frais sans perdre du temps.

La note de frais : de quoi il s’agit exactement ?

La note de frais est un document comptable qui permet à tout employé de se faire rembourser des frais qu’il a préalablement avancés dans le cadre de ses activités professionnelles. La rédiger afin de s’assurer son remboursement demande donc du sérieux et surtout la prise en compte d’un certain nombre de détails.

Pour vous faciliter la tâche, vous trouverez en ligne, au moins un modèle de note de frais, bien complet et téléchargeable gratuitement, qu’il ne vous restera plus qu’à remplir.

Les contraintes relatives à la note de frais

Le remboursement de toute note de frais est soumis à trois principales contraintes :

• La nature des frais: qui se doit d’être strictement professionnelle (c’est-à-dire des frais de déplacement, de restauration, d’hébergement ou d’achats divers) ;
• Le montant des frais: qui se doit d’être raisonnable ;
• Les justificatifs des frais: qui se doivent d’être authentiques.

Il est important de noter que les frais d’hébergement ne sont justifiables et remboursables que lorsque l’employé se déplace à plus de 50 km de sa résidence ou à plus d’1 heure 30 minutes en transport commun.

Faire et remplir sa note de frais : comment s’y prendre ?

Pour être complète et en règle du point de vue des normes légales, votre note de frais doit contenir un certain nombre de rubriques. Notons toutefois qu’en fonction des besoins de votre entreprise, il peut y avoir des rubriques additionnelles ou en moins.

Les rubriques à faire figurer

On distingue :

• La rubrique classique numéro, qu’on retrouve sur les factures ;
• La rubrique date pour renseigner les dates auxquelles vous avez effectué les diverses dépenses ;
• Le cadre ou contexte de la dépense (le projet ou l’activité qui justifie la dépense) ;
• L’intitulé de la dépense ;
• Les références du fournisseur;
• Le montant de la dépense ;
• Le lieu où a été effectuée la dépense ;
• Le mode de paiement, etc.

Les justificatifs

Dans la plupart des cas, il vous faudra justifier concrètement chaque dépense énumérée. C’est pourquoi il est important en matière de dépenses professionnelles de prendre soin des reçus et factures ainsi que de toute pièce qui pourrait ici être de nature à justifier votre sortie d’argent. Et même dans les cas où on ne vous l’exigerait pas, les joindre à votre demande de note de frais ne vous rendra que plus crédible.

Les logiciels de gestion de notes de frais pour une tâche encore plus simplifiée

Il existe des logiciels de gestion à destination des comptables qui facilitent énormément la tâche à ces derniers et par ricochet aux salariés devant produire leurs notes de frais. Ils pallient aux insuffisances d’Excel en matière par exemple de pré-remplissage des frais répétitifs et d’association des justificatifs.

Les logiciels de gestion des notes de frais en ligne sont encore plus personnalisables et leurs performances permettent une facilitation du traitement des dossiers. La conséquence positive est que cela réduit drastiquement les délais pour le remboursement. Comme autres avantages, nous citerons :

• Une automatisation du système de création et de gestion des notes de frais ;
• Une compilation et une centralisation des données accessibles juste par clic quand et où le besoin se fait ressentir.